I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

Mục tiêu công việc:

• Thực hiện các công việc liên quan đến nhân sự, hành chính và hỗ trợ hoạt động của các phòng ban trong Công ty.
• Đảm bảo công tác quản trị hành chính – nhân sự vận hành hiệu quả, đúng quy định của pháp luật và quy chế nội bộ.
• Triển khai các hoạt động hành chính – nhân sự đúng tiến độ, hỗ trợ tích cực cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty.
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và quy tắc ứng xử nội bộ.

Nhiệm vụ:

1. Công việc hàng ngày:

• Cập nhật, lập và gửi lịch làm việc hàng ngày cho các phòng ban.
• Đặt đơn hàng đối tác, gửi đơn hàng qua email cho Phòng Kế toán và cấp quản lý liên quan.
• Theo dõi, đề xuất tạm ứng, đặt cọc hoặc thanh toán cho các đối tác.
• Theo dõi chấm công, nghỉ phép, đi muộn – về sớm của nhân viên; báo cáo kịp thời cho cấp trên.
• Soạn thảo và lưu trữ các văn bản, quyết định, thông báo, hợp đồng, thanh lý, báo giá mẫu... theo đúng quy định.
• Đăng tin tuyển dụng: soạn nội dung chi tiết, lựa chọn kênh đăng, theo dõi tiến độ tiếp nhận hồ sơ.
• Tiếp nhận, phân loại hồ sơ ứng viên, thông báo lịch phỏng vấn cho các bộ phận.
• Cập nhật, lưu trữ hồ sơ nhân sự, lý lịch trích ngang, hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan.
• Phụ trách theo dõi việc chuyển phát công văn, văn bản đi – đến trong Công ty.
• Lập danh sách mua văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban và trình cấp trên phê duyệt.
• Theo dõi, phát và thu hồi đồng phục nhân viên.
• Ghi chép biên bản họp, lưu trữ đúng quy định.
• Nhận và trả lời điện thoại, chuyển tiếp cho phòng ban liên quan khi cần.
• Hỗ trợ các phòng ban khác khi có yêu cầu từ cấp trên.
• Thực hiện các công việc khác do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách trực tiếp phân công.

2. Công việc hàng tuần:

• Lập báo cáo công việc tuần, xây dựng kế hoạch tuần tiếp theo.
• Theo dõi tiến độ và kết quả tuyển dụng, báo cáo cho cấp quản lý.
• Rà soát văn bản, quyết định, hợp đồng cần gia hạn hoặc sắp hết hạn để báo cáo và xử lý kịp thời.

3. Công việc hàng tháng:

• Rà soát tình trạng tài sản, trang thiết bị văn phòng, tổng hợp báo cáo.
• Gửi bảng chấm công toàn bộ nhân sự cho Phòng Kế toán trước ngày 05 hàng tháng.
• Họp và báo cáo kết quả công việc, đề xuất phương án cải tiến, nâng cao hiệu quả.
• Lập kế hoạch công việc tháng kế tiếp, đảm bảo tính liên tục và tiến độ chung.
• Thống kê tình trạng tài sản cố định của Công ty định kỳ theo tháng, quý, năm (kiểm kho tối thiểu 2 lần/năm).
• Tổ chức và phối hợp tổ chức các chương trình nội bộ: du xuân đầu năm, du lịch thường niên, tiệc sinh nhật hàng tháng, tất niên cuối năm, cuộc thi tay nghề hằng năm… khi có yêu cầu.

Tiêu chuẩn nhân sự:

• Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên
• Chuyên môn: Có kiến thức về hành chính, tuyển dụng, Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel,…)
• Sức khỏe:  Tốt.
• Phẩm chất: Nhanh nhẹn, trung thực, kín đáo, hòa nhã, có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.

Ưu tiên:

• Kinh nghiệm tối thiểu 01 năm trong lĩnh vực hành chính – nhân sự.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, giao tiếp tốt, truyền đạt thông tin rõ ràng.
• Yêu thích công việc hành chính – nhân sự

• Mức lương, thưởng hấp dẫn, tương xứng với năng lực và hiệu quả công việc.
• Được đóng đầy đủ BHXH theo quy định của pháp luật.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, có cơ hội học hỏi và phát triển bản thân.
• Đào tạo, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ định kỳ.
• Tham gia các hoạt động nội bộ, du lịch, nghỉ mát, sinh nhật, tất niên… hằng năm.

IV. CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN: