1. TỔNG QUAN CÔNG VIỆC:

Nhân viên Hành chính & Nhân sự chịu trách nhiệm hỗ trợ tất cả các chức năng nhân sự (HR), bao gồm tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ nhân viên, quan hệ nhân sự, quản lý hiệu suất và đảm bảo các chính sách – quy trình nhân sự tại Việt Nam phù hợp với tiêu chuẩn của tổ chức cũng như tuân thủ luật lao động Việt Nam.

 Bên cạnh đó, vị trí này còn hỗ trợ các hoạt động hành chính nhằm đảm bảo văn phòng vận hành hiệu quả và tuân thủ quy trình nội bộ. Đây là vị trí quan trọng giúp duy trì môi trường làm việc năng suất và đảm bảo hoạt động hằng ngày diễn ra trơn tru.

2. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM:

Công việc Nhân sự:

• Ghi chép và cập nhật hồ sơ nhân viên; theo dõi bảng chấm công, nghỉ phép; giám sát việc gia hạn hợp đồng.
• Hỗ trợ ban quản lý trong việc thực hiện chính sách và quy trình đánh giá hiệu suất.
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; thường xuyên cập nhật các quy định mới về lao động và bảo hiểm.
• Hỗ trợ toàn bộ quy trình tuyển dụng: soạn mô tả công việc và tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phối hợp phỏng vấn, lập báo cáo phỏng vấn, kiểm tra thông tin ứng viên, gửi thư mời nhận việc và soạn hợp đồng lao động; đồng thời hỗ trợ quy trình nghỉ việc của nhân viên.
• Hỗ trợ xây dựng và cập nhật thường xuyên các chính sách quản lý nhân sự của VNF, đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn của tổ chức và tuân thủ đầy đủ pháp luật Việt Nam.
• Chủ động tham gia các mạng lưới INGO, HR, và hành chính; phát triển mối quan hệ tốt với các cơ quan nhà nước và đối tác liên quan.

Công việc Hành chính:

• Hỗ trợ các hoạt động vận hành của văn phòng; thực hiện các công việc hành chính hằng ngày để đảm bảo văn phòng hoạt động trơn tru.
• Hỗ trợ công tác mua sắm, theo dõi hồ sơ mua sắm; thu thập hóa đơn từ nhà cung cấp và chuẩn bị chứng từ gửi bộ phận tài chính để thanh toán.
• Quản lý quỹ tiền mặt nhỏ, đảm bảo tuân thủ quy định tài chính của tổ chức.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp và sự kiện.
• Hỗ trợ khách quốc tế về thủ tục visa, đi lại, lưu trú, v.v.
• Soạn thảo thư/tài liệu/báo cáo (bằng tiếng Anh và tiếng Việt) gửi các cơ quan, đối tác và các bên liên quan khi cần.
• Quản lý thiết bị văn phòng và theo dõi tài sản.
• Hỗ trợ Quản lý Vận hành trong các nhiệm vụ hằng ngày và các công việc khác được giao.

Báo cáo trực tiếp: Quản lý Vận hành (Operations Manager).

3. YÊU CẦU TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM:

• Tốt nghiệp đại học các ngành: Nhân sự, Quản trị kinh doanh, Tài chính – Kế toán, hoặc các ngành liên quan khác.
• Có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự hoặc hành chính.
• Hiểu biết tốt về luật lao động và các quy định pháp lý liên quan tại Việt Nam.
• Thành thạo tiếng Anh và tiếng Việt, đặc biệt trong kỹ năng viết thư từ và tài liệu hành chính.
• Cẩn thận, chi tiết, có kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt; biết xử lý thông tin bảo mật một cách phù hợp.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint và các ứng dụng cơ bản khác).
• Có kinh nghiệm làm việc tại tổ chức phi chính phủ (INGO) là một lợi thế.

4. QUYỀN LỢI:

• Đóng BHXH trên toàn bộ lương;
• Hưởng lương tháng thứ 13 dựa trên thời gian làm việc thực tế;
• Review và tăng lương định kỳ 1 lần/năm theo chính sách của tổ chức;
• Cơ hội tham gia và phát triển trong các dự án giáo dục có tác động xã hội rộng lớn;
• Môi trường làm việc trẻ trung, cởi mở và nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp.

5. Cách thức ứng tuyển:

•  Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV/Resume và Thư ứng tuyển (Cover Letter) đến hr@vnfoundation.org trước 17h00 ngày 24/07/2026.
•  Khuyến khích nộp hồ sơ sớm vì quá trình tuyển dụng có thể kết thúc khi tìm được ứng viên phù hợp.
•  Nếu có thắc mắc, vui lòng liên hệ qua email hr@vnfoundation.org.