I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

MỤC TIÊU VỊ TRÍ

• Xây dựng, chuẩn hóa và vận hành hệ thống mua hàng tập trung (Procurement) có tính mở rộng (scalable) tại UpBase.
• Kiểm soát tuân thủ quy trình, minh bạch hồ sơ và tối ưu hóa chi phí (đàm phán, quản lý vendor).
• Phối hợp chặt chẽ với Finance và Operation để quản lý ngân sách, chứng từ và công nợ.

1. Xây dựng Hệ thống & Quy trình

• Thiết lập SOP mua hàng end-to-end, biểu mẫu, checklist và luồng phê duyệt.
• Xây dựng cơ chế quản trị ngoại lệ (mua gấp, vượt ngân sách...) và chuẩn hóa dữ liệu/báo cáo định kỳ.

2. Kiểm soát Tuân thủ

• Giám sát các phòng ban thực hiện đúng quy trình phê duyệt trước khi phát sinh chi phí.
• Audit hồ sơ mua hàng; phối hợp Finance/Ops cảnh báo và xử lý các trường hợp vi phạm.

3. Quản lý Nhà cung cấp (Vendor Management)

• Tìm kiếm, đàm phán (giá, SLA, thanh toán) và xây dựng Database vendor theo nhóm ngành.
• Đánh giá, phân loại và cập nhật xếp hạng vendor định kỳ sau mỗi dự án.

4. Tối ưu Chi phí & Ngân sách

• So sánh báo giá, đề xuất phương án mua tối ưu; kiểm soát budget variance và cost saving.
• Gom mua, chuẩn hóa danh mục để tránh mua thừa, mua gấp hoặc vượt ngân sách.

5. Vận hành Mua hàng & Hồ sơ Thanh toán

• Theo dõi tiến độ đơn hàng/PO; phối hợp nghiệm thu chất lượng hàng hóa/dịch vụ.
• Hoàn thiện bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ chứng từ; phối hợp Finance đối soát và xử lý công nợ.

6. Báo cáo & Cải tiến

• Báo cáo định kỳ về chi tiêu, hiệu suất vendor và lỗi hồ sơ.
• Phân tích dữ liệu để cải tiến quy trình, nâng cao trải nghiệm nội bộ và số hóa workflow.

II. YÊU CẦU ỨNG VIÊN:

1. Kinh nghiệm & Chuyên môn

• Trên 3 năm kinh nghiệm Procurement, Purchasing hoặc Vendor Management. Ưu tiên ngành E-commerce, Retail, Logistics, Agency.
• Thành thạo quy trình Procurement End-to-End; có khả năng tự xây dựng SOP, form, checklist và quản lý chứng từ/công nợ.
• Mạnh về đàm phán, so sánh giá, tối ưu chi phí và phân tích số liệu.
• Điểm cộng: Biết sử dụng hệ thống Lark.

2. Kỹ năng & Xử lý tình huống

• Giao tiếp tốt, kết nối hiệu quả với Finance và các phòng ban liên quan.
• Linh hoạt xử lý sự cố: mua gấp, thiếu chứng từ, vendor trễ, vượt ngân sách.
• Cân bằng tốt giữa tính kiểm soát (quy trình) và tốc độ vận hành.

3. Tố chất & Văn hóa

• Chủ động, chi tiết, kỷ luật và có tinh thần trách nhiệm cao (high ownership).
• Sẵn sàng xây dựng từ đầu; quyết liệt với tính minh bạch và tuân thủ quy trình.
• Gen UpBase: Nhanh, thật, trách nhiệm, thích giải quyết vấn đề, thích tạo hệ thống và đo bằng kết quả.

III. CHÍNH SÁCH ĐÃI NGỘ:

Quyền lợi

• Thu nhập tương xứng, thoả thuận
• Cơ hội xây dựng hệ thống procurement tập trung từ nền tảng cho công ty ecommerce enabler đang tăng trưởng.
• Được làm việc trực tiếp với Finance, Operations, các phòng ban kinh doanh/vận hành và Ban lãnh đạo.
• Vai trò có ảnh hưởng rõ đến cost optimization, profitability và khả năng scale của UpBase.
• Môi trường thực chiến, tốc độ cao, đề cao dữ liệu, quy trình và kết quả.
• Cơ hội phát triển lên Procurement Manager, Operations Excellence hoặc Supply Chain & Procurement Manager.
• Được tham gia thiết kế quy trình, hệ thống báo cáo, vendor database và cơ chế kiểm soát chi phí của công ty.
• Thu nhập cạnh tranh, nhận ESOP.

IV. CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN:

• Gửi CV qua email: phuongnh@upbase.asia
• Hạn cuối: 23:59 ngày 31/7/2026
• Lưu ý: Do hạn chế về mặt thời gian, chúng tôi có thể sẽ chỉ phản hồi kết quả ứng tuyển qua email cho các ứng viên được chọn. Trong và sau khi ứng tuyển, vui lòng thường xuyên kiểm tra cả hòm thư Spam hoặc Promotions (Quảng cáo) để không bỏ sót bất cứ thông báo nào từ chúng tôi.