1. Hẹn lịch gửi mail

Ở nút send rồi chọn biểu tượng tam giác ngược -> schedule send. Áp dụng cho người nào muốn rải CV trong đêm nhưng vẫn bắn mail lúc 9h sáng mai được.

2. CC và BCC

CC (Carbon Copy): Gửi mail đến nhiều người cùng lúc, mọi người đều thấy được ai nhận được mail

BCC (Blind Carbon Copy): Gửi mail đến nhiều người, người nhận không thấy ai khác cùng nhận mail. Đối với HR có thể áp dụng BCC gửi mail rớt hàng loạt cho ứng viên.

3. Hoàn tác khi gửi nhầm email

Nhấn vào biểu tượng Setting (hình răng cưa góc trên bên phải) -> See all settings -> General -> chỗ Undo send chọn 30s hoặc thời gian bạn muốn hoàn tác -> Save changes

Vậy là mỗi lần gửi mail xong, ở phần thông báo góc trái bên dưới sẽ có thêm nút Undo để hoàn tác.

4. Gửi email bảo mật

Khi soạn email, chọn biểu tượng ổ khóa để bật bảo mật. Điều này sẽ ngăn email bị sao chép, in ấn, chuyển tiếp

5. Dùng labels để sắp xếp gmail

Nhãn (label) giúp bạn phân loại và quản lý email, bạn có thể tạo các label kiểu "công việc", "cá nhân", ...

Ở bên trái giao diện, chọn biểu tượng dấu cộng cạnh chữ Labels để tạo nhãn, sau đó kéo mail vào labels hoặc chuột phải vào mail để phân loại labels là được.

6. Tạo mẫu mail (templates)

Tạo mẫu mail để dùng đi dùng lại nhiều lần. Đặc biệt áp dụng cho các bác đi rải CV

Ở phần soạn thư -> chọn ba chấm -> Templates -> Save draft as template

Nếu ấn ba chấm rồi mà ko thấy Templates để chọn thì vào Settings -> See all settings -> Advanced -> Enable dòng template.

7. Nhắc lại gmail để xử lý sau (Snooze)

Nhấn vào biểu tượng cái đồng hồ (Snooze) bên phải email -> Chọn thời gian bạn muốn hoãn lại -> Email sẽ quay lại hộp thư vào đúng thời điểm bạn đã chọn

1 số cách khác thì bạn có thể gắn Star, Unread, phân Label để đọc mail sau cũng được.

Với những lời khuyên trên, việc sử dụng Gmail sẽ trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Tận dụng các tính năng như hẹn lịch gửi mail, CC/BCC thông minh, khôi phục khi gửi nhầm và các công cụ quản lý nhãn, mẫu mail và nhắc lại sẽ giúp bạn tổ chức và điều hành hộp thư đơn giản và hiệu quả hơn. Hãy áp dụng và trải nghiệm để thấy sự khác biệt nhé!

Tham khảo bài viết của Huyền Lại