Sáng mở mắt đi làm, bỗng dưng sếp gọi vào phòng họp và giao một việc dường như từ trên trời rơi xuống, một việc mà trước đó chưa hề được biết đến. Không biết bắt đầu từ đâu, chẳng rõ phải làm gì, nhưng sếp cứ giao và luôn miệng khẳng định rằng nhân viên chắc chắn sẽ làm được. Cảm giác được tin tưởng khiến nhiều người tự nhủ đây đúng là bổn phận công việc của mình nên gật đầu đồng ý, quyết tâm cày hết sức để chứng minh năng lực và không phụ sự kỳ vọng của sếp. Nhưng bước ra khỏi phòng họp, ngoài khí thế hừng hực muốn chứng minh bản thân, phần lớn vẫn chẳng biết cuối cùng sếp muốn gì, có thể làm được những gì và trong khoảng thời gian bao lâu. Đây là tình huống rất phổ biến với người mới đi làm, đặc biệt là các bạn intern, và nếu không xử lý đúng cách ngay từ đầu, nó có thể kéo theo hàng loạt hệ lụy không đáng có.

Sau đó là chuỗi ngày cày công việc , dậy sớm và ngủ muộn, nhưng sản phẩm đầu ra vẫn liên tục bị sếp chê, mà lại là kiểu chê rất chung chung, không hề đưa ra gợi ý hay góp ý cụ thể nào. Việc phối hợp với đồng nghiệp cũng trở nên cực kỳ mệt mỏi, ngày nào cũng phải kè kè thuyết phục để người này người kia làm đúng deadline và đúng kỳ vọng chất lượng đã đặt ra. Dù đã cố gắng ngày đêm, nín nhịn hết mức có thể, thành quả thu về vẫn chỉ là ánh mắt không hài lòng từ sếp. Cảm giác vừa tủi thân vừa bất lực xuất hiện, kèm theo đó là sự hoang mang không biết phải làm gì tiếp theo. Nhiều người ở giai đoạn này dễ quay sang trách người ngoài, cho rằng sếp và đồng nghiệp chỉ giỏi chê mà không biết làm.

Tuy nhiên, vấn đề không nằm ở người khác mà nằm ở chính bước đầu tiên: chưa xác nhận công việc rõ ràng trước khi nhận task. Chính sự thiếu xác nhận này dẫn đến thông tin sai lệch, mục tiêu không khớp và kỳ vọng đặt sai chỗ ngay từ đầu. Dù có cố gắng làm việc cật lực đến đâu, kết quả cũng khó có thể làm hài lòng sếp, đơn giản vì không thực sự nắm được ý sếp là gì. Đây chính là gốc rễ của phần lớn những bất mãn và hiểu lầm trong công việc, đặc biệt với những người mới bắt đầu sự nghiệp.

Nhiều người mới đi làm cũng từng rơi vào hoàn cảnh tương tự, sau vài lần ấm ức phát khóc, vài lần trầy da tróc vảy với sếp và đồng nghiệp mới nhận ra một nguyên tắc quan trọng: bằng mọi giá phải xác nhận thông tin task rõ ràng trước khi gật đầu đồng ý triển khai bất cứ việc gì. Không nên dễ dàng nhận một task, đặc biệt là những task phát sinh bất ngờ, mà chưa làm rõ các thông tin cần thiết. Cụ thể, khi nhận task, cần xác nhận lại với sếp sáu vấn đề then chốt để tránh những hiểu lầm về sau.

Sáu vấn đề đó bao gồm: hoạt động cụ thể mà sếp muốn được triển khai; mục tiêu chung của hoạt động đó nhằm hướng tới điều gì; khoảng thời gian dự kiến để hoàn thành; những nhân sự sẽ đồng hành hỗ trợ trong quá trình thực hiện; ngân sách và tài nguyên có thể sử dụng để phục vụ cho công việc; và cuối cùng là kỳ vọng cụ thể của sếp khi giao phó công việc này, hay còn gọi là KPI. Khi làm rõ được đầy đủ sáu yếu tố trên, người nhận việc sẽ có một bức tranh toàn cảnh về nhiệm vụ, thay vì phải tự đoán mò trong suốt quá trình thực hiện.

Sau khi lắng nghe được sáu vấn đề này từ sếp, bước tiếp theo là đối chiếu lại với năng lực bản thân, hiểu biết cá nhân và tài nguyên thực tế của doanh nghiệp để trao đổi, giải thích rõ ràng về những điểm còn bất cập. Từ đó, hai bên có thể cùng chốt lại một mục tiêu chung, một góc nhìn thống nhất để làm cơ sở đánh giá hiệu quả công việc sau này. Nhờ vậy, quá trình làm việc sẽ không còn bị đánh giá sai năng lực, đi sai hướng hay lệch khỏi ý muốn của sếp, đồng thời nắm rõ được nguồn tài nguyên có thể khai thác để hoàn thành task một cách nhẹ nhàng hơn.

Để thống nhất được góc nhìn chung với sếp về sáu vấn đề trên, đôi khi cần họp và trò chuyện nhiều lần, phải thuyết phục, tranh luận và khai thác thông tin một cách kiên trì. Có một thực tế cần chấp nhận là không phải sếp nào cũng thực sự biết rõ mình đang muốn gì, bởi không thể đòi hỏi một trăm phần trăm sếp đều giỏi trong chuyên môn của người thực hiện. Chính vì vậy, vai trò của người nhận việc lúc này không chỉ là tiếp nhận thụ động, mà còn là tư vấn và thuyết phục để cùng chốt ra một task và một KPI, mục tiêu thỏa đáng cho cả hai bên. Việc gật đầu đồng ý ngay lập tức mà chưa hiểu rõ vấn đề, để rồi sau này không hoàn thành được, là điều nên tránh ngay từ đầu.

Một mẹo nhỏ hữu ích là thời điểm tốt nhất để xác nhận task thường là vào cuối buổi họp hoặc cuối cuộc trò chuyện với sếp. Trong suốt quá trình sếp giao việc, nên tập trung lắng nghe, quan sát và cố gắng khai thác, đoán ý sếp trước, thay vì ngắt lời để xác nhận ngay từng câu một. Việc liên tục ngắt mạch tư duy của sếp có thể khiến họ mất đi sự minh mẫn cần thiết để xác nhận những vấn đề quan trọng. Đứng lên phát biểu một câu chốt lại task vào cuối buổi họp không chỉ thể hiện khả năng lắng nghe và tư duy nhanh nhạy, mà còn tạo được ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt sếp và đồng nghiệp.

Xác nhận công việc rõ ràng trước khi nhận task không phải là một bước rườm rà, mà là nền tảng quyết định cả quá trình làm việc sau đó có đi đúng hướng hay không. Khi nắm chắc được hoạt động, mục tiêu, thời gian, nhân sự, ngân sách và kỳ vọng ngay từ đầu, người thực hiện sẽ chủ động hơn rất nhiều thay vì rơi vào tình trạng làm xong vẫn bị đánh giá sai lệch. Đây là kỹ năng nền tảng mà bất kỳ ai mới bước vào môi trường công sở, đặc biệt là các bạn thực tập sinh, đều cần rèn luyện càng sớm càng tốt.

Tác giả: Hà Hạ Xuân