Nơi công sở đông người, nhiều mối quan hệ lợi ích và cộng sinh đan xen chồng chéo lẫn nhau. Nếu không đủ khéo léo và tỉnh táo, người mới rất dễ bị đẩy vào những tình thế khó xử, bị đánh giá thấp và đào thải nhanh chóng. Một trong những tình huống điển hình dễ đưa người mới vào thế bí chính là việc nhận công việc chung qua tin nhắn hoặc trò chuyện riêng. Tất nhiên, có những vấn đề tế nhị cần được trao đổi riêng, nhưng đó không phải là công việc chung mang tính chất task chính thức. Phàm là vấn đề chung, mọi thứ đều cần rõ ràng, minh bạch và công khai thì mới dễ triển khai, dễ nghiệm thu, dễ quy trách nhiệm và dễ duyệt thưởng.

Dù về lý thuyết là vậy, giao việc riêng và giao việc bằng miệng vẫn là thói quen phổ biến tại phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay. Với những intern mới vào, hình thức giao việc này thường kéo theo nhiều hệ quả không mong muốn. Trước hết là sự lúng túng về quy trình, người mới chưa biết cần hỏi ai để được hỗ trợ, cũng chưa nắm được phòng ban nào cần phối hợp để hoàn thành công việc tốt nhất. Hệ quả là thời gian tìm hiểu bị kéo dài, thậm chí kết quả cuối cùng không đạt được như kỳ vọng vì người mới chưa kịp biết ai nắm đầu mối ở vị trí nào để hỏi.

Bên cạnh đó, những người xung quanh thường không biết rằng intern cũng đang bận rộn với công việc riêng của mình, nên dễ nghĩ rằng người mới đang rảnh rỗi. Từ suy nghĩ đó, họ có xu hướng nhờ vả hoặc giao thêm rất nhiều việc ngoài luồng. Nếu nhận lời tất cả, người mới có thể rơi vào tình trạng quá tải, phải tăng ca ngày đêm mà chất lượng công việc chưa chắc đã tốt. Ngược lại, nếu từ chối, họ lại dễ bị hiểu lầm là thái độ làm việc và tinh thần đồng đội không tốt, bởi rõ ràng không thấy có task nào mà vẫn từ chối giúp đỡ.

Không ít trường hợp, công việc được giao qua tin nhắn riêng thực chất không thuộc phạm vi nhiệm vụ của người mới. Chỉ vì còn mới, chưa nắm rõ ranh giới công việc và có vẻ đang rảnh, người mới dễ bị nhờ vả một cách không chính thức. Nếu công việc đó hoàn thành tốt, đôi khi công sức bỏ ra không được người giao việc ghi nhận công khai, họ có thể giữ im lặng và nhận lại lời khen từ mọi người. Trong khi đó, người trực tiếp làm việc lại cảm thấy ấm ức, nảy sinh hiềm khích với đồng nghiệp và công ty, từ đó ảnh hưởng không nhỏ đến tâm trạng và động lực làm việc.

Rủi ro lớn hơn nằm ở tình huống công việc phát sinh vấn đề. Vì trao đổi qua tin nhắn riêng, lời nói không có bằng chứng rõ ràng, người mới làm theo chỉ dẫn miệng nhưng khi có sự cố lại khó xác định ai là người chịu trách nhiệm. Người giao việc hoàn toàn có thể không nhớ rõ điều đã trao đổi, hoặc cố tình quên đi phần trách nhiệm của mình. Trong môi trường mà lợi ích luôn được đặt lên hàng đầu, nhân viên lâu năm với nhiều đóng góp thường có lợi thế hơn hẳn so với người mới vào chỉ vài ngày, chưa kịp tạo ra giá trị rõ ràng cho công ty. Việc chụp lại tin nhắn trao đổi để làm bằng chứng vẫn có thể thực hiện, nhưng cách làm này thường bị đánh giá là nhỏ nhặt và thể hiện sự bị động của người trong cuộc.

Cuối cùng, khi công việc không được giao và ghi nhận công khai, cấp trên sẽ khó có cơ sở để đánh giá người mới đã đảm nhận những đầu việc gì, năng lực thực sự ra sao và khả năng đến đâu. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cơ hội phát triển trong công ty. Không phải ngẫu nhiên mà hầu hết nhân viên đều cố gắng thể hiện năng lực trước mặt cấp trên, bởi đó chính là cơ sở cho cơ hội thăng tiến, là giá trị bản thân được công nhận và cũng là nguồn thu nhập trong tương lai.

Những điều nêu trên không phải là cường điệu, mà là thực tế diễn ra ở nhiều công ty mỗi ngày. Nhân sự càng lâu năm càng khôn khéo trong cách bảo vệ mình, và cấp trên cũng vậy, phần lớn đều có xu hướng giữ an toàn cho bản thân trước tiên. Vì vậy, nếu người mới không đủ tỉnh táo, rất dễ bị đánh giá là kém tinh tế và không được ghi nhận đúng mức trong mắt đồng nghiệp lẫn cấp trên.

Để bảo vệ quyền lợi chính đáng của bản thân, người mới đi làm nên tuyệt đối tránh nhận việc chung qua tin nhắn hoặc trò chuyện riêng. Nếu gặp phải tình huống này, cách xử lý nhẹ nhàng và khéo léo nhất là đề xuất lại với người giao việc, chuyển sang giao việc trên nhóm chung tùy theo tính chất công việc, đồng thời đề xuất những phòng ban hoặc cá nhân liên quan cùng tham gia hỗ trợ để hoàn thành tốt nhất. Khi đó, mọi người xung quanh cũng nắm được khối lượng công việc hiện tại, tránh giao thêm hoặc nhờ vả ngoài khả năng, còn cấp trên cũng có cơ sở để theo dõi tiến độ và đánh giá khách quan hơn.

Khi mọi công việc được giao đều có bằng chứng, có nhân chứng, công khai và minh bạch, người mới sẽ có đủ cơ sở để bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình nếu có vấn đề phát sinh. Trước khi bắt tay vào bất kỳ công việc nào, việc xác nhận rõ mục tiêu và tiêu chí đánh giá hiệu quả ngay từ đầu cũng là bước quan trọng giúp định hướng đúng và đạt được kết quả tốt nhất.

Tác giả: Hà Hạ Xuân - Lila Xuan