I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ: 

Group Operations Director chịu trách nhiệm xây dựng và vận hành hệ thống quản trị toàn NEMI Group, giúp CEO có khả năng:

• Nhìn thấy chính xác tình trạng hoạt động của từng Business Unit.
• Đo lường hiệu suất bằng dữ liệu.
• Phát hiện sớm các vấn đề và rủi ro.
• Đảm bảo các quyết định của CEO được triển khai đến cùng.
• Tăng accountability của đội ngũ quản lý.
• Chuẩn hóa hoạt động giữa các Business Unit.
• Giảm sự phụ thuộc của tổ chức vào việc CEO trực tiếp điều hành.

Mục tiêu cuối cùng:

• Xây dựng một management system giúp NEMI có thể scale từ 180 lên 300+ nhân sự mà không làm tăng tương ứng mức độ tham gia vận hành trực tiếp của CEO.

II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH: 

1. Organization & Governance

Đánh giá và thiết kế lại cơ cấu quản trị toàn Group.

Bao gồm:

• Organization Structure.
• Reporting Line.
• Span of Control.
• Job Accountability.
• Decision Rights.
• Delegation of Authority.
• RACI.
• BU Charter.
• Shared Services model.

Đảm bảo mỗi vị trí quản lý đều rõ:

• Tôi chịu trách nhiệm cho outcome nào?
• Tôi có quyền quyết định điều gì?
• Khi nào phải escalate?

2. Business Performance Management

Phối hợp cùng CEO, Finance và các BU Lead xây dựng hệ thống KPI cho toàn Group.

Thiết lập:

• Group KPI.
• BU KPI.
• Functional KPI.
• Management Dashboard.
• Weekly/Monthly/Quarterly Performance Review.

Theo dõi các chỉ số quan trọng như:

• Revenue.
• Gross Profit.
• Contribution Margin.
• Net Profit.
• Cost.
• Productivity/head.
• Revenue/head.
• Profit/head.
• Marketing efficiency.
• Inventory.
• Warehouse productivity.
• Working capital.
• Headcount efficiency.

Chủ động phát hiện:

• Performance deterioration.
• Cost inefficiency.
• Resource inefficiency.
• Operational bottleneck.
• Organizational problems.

Không chỉ báo cáo số liệu mà phải:

Identify → Diagnose → Assign → Follow up → Close.

3. CEO Execution Office

Chuyển các priority của CEO thành chương trình hành động cụ thể.

Ví dụ:

CEO đưa ra mục tiêu:

• “Giảm 15% overhead.”
• “Chuẩn hóa quản trị toàn Group.”
• “Tăng productivity/head 20%.”
• “Restructure warehouse.”

Operations Director chịu trách nhiệm:

• Breakdown mục tiêu.
• Xây project plan.
• Xác định owner.
• Xác định KPI.
• Deadline.
• Theo dõi execution.
• Xử lý blocker.
• Escalate khi cần thiết.
• Báo cáo kết quả cho CEO.

CEO không trực tiếp project-manage các initiative này.

4. Management Operating System

Thiết kế và điều hành management cadence:

Weekly Business Review

Theo dõi:

• KPI.
• Variance.
• Red flags.
• Root cause.
• Corrective actions.

Monthly Business Review

Review sâu:

• Business performance.
• Financial performance.
• Productivity.
• Forecast.
• Risks.
• Resource requirements.

Quarterly Business Review

Phối hợp CEO review:

• Strategy.
• Capital allocation.
• Organization.
• Leadership.
• Portfolio performance.

Đảm bảo meeting tạo ra:

• Decision + Owner + Deadline thay vì chỉ trao đổi thông tin.

5. Cross-functional Operations

Điều phối hoạt động giữa:

• Business Units.
• HR.
• Finance.
• Warehouse.
• Ads.
• Procurement/Sourcing.
• E-commerce.
• Administrative Operations.

Phát hiện và giải quyết các vấn đề nằm giữa nhiều phòng ban mà không có một owner rõ ràng.

6. Operational Excellence

Liên tục đánh giá:

• Process.
• Cost.
• Productivity.
• Manpower.
• Automation.
• Resource allocation.

Đề xuất và triển khai các chương trình cải thiện hiệu suất.

Nguyên tắc:

• Không tăng headcount nếu vấn đề có thể giải quyết bằng process, technology hoặc organization design.

7. Leadership Accountability

Thiết lập accountability đối với đội ngũ manager/BU Lead.

Khi KPI không đạt:

• Xác định variance.
• Yêu cầu root-cause analysis.
• Thống nhất corrective action.
• Chỉ định owner.
• Deadline.
• Follow-up.
• Escalate nếu không thực hiện.

Operations Director không làm thay manager nhưng chịu trách nhiệm đảm bảo manager xử lý vấn đề đến cùng.

8. Internal Control & Risk

Phối hợp Finance/HR xây dựng các control quan trọng:

• Expense approval.
• Procurement.
• Inventory.
• Payroll.
• Advertising accounts.
• Contract.
• Payment.
• Cash management.
• Employee compliance.
• Data/reporting.

Chủ động phát hiện operational risk và đề xuất biện pháp kiểm soát.

III. KPI:

Không đánh giá COO bằng “hoàn thành công việc”.

Organization

• % vị trí quản lý có accountability/KPI rõ ràng.
• % BU vận hành đúng management cadence.
• % action items hoàn thành đúng deadline.

Performance

• Productivity/head.
• Profit/head.
• Overhead/Revenue.
• Operational cost.
• Performance variance.

Execution

• % CEO strategic initiatives đạt deadline.
• % red flags được xử lý đúng SLA.
• Average issue resolution time.

Management

• Reporting accuracy.
• Reporting timeliness.
• Forecast accuracy.
• Management discipline.
• CEO Dependency

Giảm số lượng operational decisions cần CEO trực tiếp tham gia.

IV. YÊU CẦU ỨNG VIÊN:

Ưu tiên ứng viên:

• 6–10+ năm kinh nghiệm.
• Tối thiểu 3–5 năm ở vị trí Head/Director/COO/Deputy COO tương đương.
• Đã trực tiếp quản trị organization từ 150–500+ nhân sự.
• Có kinh nghiệm xây management system từ giai đoạn chưa hoàn thiện.
• Có năng lực P&L và financial analysis tốt.
• Có kinh nghiệm KPI/OKR/Performance Management.
• Có kinh nghiệm restructuring.
• Có khả năng làm việc trực tiếp với Founder/CEO.
• Strong analytical thinking.
• Strong execution.
• Strong stakeholder management.

Ưu tiên background:

• E-commerce, Retail, FMCG, Distribution, Technology, Logistics, Startup/Scale-up hoặc mô hình multi-BU.

V. KHÔNG PHÙ HỢP NẾU :

Ứng viên chủ yếu mạnh:

• Administration.
• Office management.
• ISO/process documentation.
• Logistics đơn thuần.
• Reporting.
• Project coordination.
• nhưng thiếu:
• P&L thinking + Data + Organization + Execution + Leadership.

VI. QUYỀN LỢI :

• Lương cứng: 60-80tr Gross Fixed + 15–30% annual performance bonus 
• ESOP sau 12 tháng 
• Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, có cơ hội thăng tiến.
• 12 ngày nghỉ phép/ năm, phụ cấp gửi xe
• Tham gia các hoạt động tập thể của công ty, 
• Thưởng lễ Tết, sinh nhật,... lương tháng 13 đầy đủ
• Được đóng BHXH, BHYT, BHTN… và các chế độ khác theo quy định của công ty
• Du lịch công ty 2 lần/ năm

VII. ĐỊA ĐIỂM VÀ THỜI GIAN LÀM VIỆC:

• Địa chỉ - VP HN : 102 Trường Chinh - Kim Liên - Hà Nội
• Thời gian làm việc: 
  • Thứ 2 - Thứ 6: 08:00 -17:30
  • Thứ 7: 08:00 - 16: 00 ( Happy hour 16:00 - 17:00)
  • Nghỉ chiều thứ 7 xen kẽ

VIII. CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN:

• Gửi CV qua Email: tuyendung.nemigroup@gmail.com
• SĐT (ZALO): 03.6868.6360 (MS. Nụ - Phòng HR NEMI GROUP)
• Tiêu đề Mail : [NEMI CV COO - HỌ VÀ TÊN - SỐ ĐIỆN THOẠI]
• Đính kèm trong Email: bạn hãy gửi kèm thông tin của bạn để NEMI hiểu hơn về bạn
  • Giới thiệu về bạn
  • CV / Hồ Sơ Xin Việc
  • Portfolio (nếu có)