1. Gửi thông báo đề nghị hòa giải

Bước đầu tiên nên thực hiện là gửi một thông báo chính thức đến công ty, đề nghị hai bên cùng tự hòa giải. Văn bản này cần nêu rõ căn cứ pháp lý, các bằng chứng chứng minh vi phạm, đồng thời ấn định thời hạn cụ thể để hai bên tự giải quyết. Trong thông báo cũng nên nêu rõ rằng nếu công ty không phản hồi trong thời hạn đó, người lao động sẽ tiến hành khiếu nại đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nếu bước tự hòa giải này không mang lại kết quả, các bước làm việc tiếp theo với cơ quan nhà nước sẽ được thực hiện.

2. Hòa giải bắt buộc

Bước tiếp theo là hòa giải bắt buộc, được thực hiện bằng cách nộp đơn tại phòng Văn hóa - Xã hội thuộc Ủy ban nhân dân xã nơi công ty đặt trụ sở. Ngoại trừ một số tranh chấp như sa thải trái luật hay đơn phương chấm dứt hợp đồng, phần lớn các tranh chấp lao động đều bắt buộc phải qua bước này trước khi khởi kiện. Trên thực tế, ngay cả khi nộp đơn trực tiếp tại tòa án, thư ký tòa cũng thường khuyên nên hòa giải trước. Nếu hòa giải thành công, thời gian và công sức theo đuổi vụ kiện sẽ được tiết kiệm đáng kể, còn nếu hòa giải không thành, một biên bản hòa giải không thành sẽ được cấp, làm cơ sở để tiến hành khởi kiện tại tòa án.

3. Khởi kiện tại Tòa án

Tòa án có thẩm quyền giải quyết là tòa án khu vực nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ khởi kiện cần được chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau: đơn khởi kiện, biên bản hòa giải không thành, căn cước công dân, hợp đồng lao động, quyết định sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng nếu có, và trích lục đăng ký doanh nghiệp. Đơn khởi kiện là văn bản quan trọng nhất, cần trình bày đúng và đủ các nội dung: thông tin liên hệ của công ty, thông tin liên hệ của người khởi kiện, tóm tắt vi phạm của công ty và yêu cầu khởi kiện cụ thể. Nếu không có hợp đồng lao động, người lao động có thể nộp các chứng cứ khác thể hiện có phát sinh quan hệ lao động như bảng lương, xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, thư mời nhận việc, hoặc tin nhắn giao việc. Trong trường hợp chưa xin được trích lục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ vẫn có thể nộp trước, thư ký tòa sẽ yêu cầu bổ sung sau nếu cần thiết.

Bên cạnh quy trình các bước trên, có một vài lưu ý quan trọng cần nắm rõ trước khi quyết định khởi kiện.

1. Thời hiệu yêu cầu hòa giải

Thời hiệu để yêu cầu hòa giải tại phòng Văn hóa - Xã hội là 6 tháng kể từ ngày phát hiện vi phạm, theo quy định tại Điều 191.1 Bộ luật Lao động. Nếu để quá thời hạn này, yêu cầu hòa giải sẽ không còn được chấp nhận, vì vậy người lao động cần lưu ý thời điểm phát hiện vi phạm để kịp thời nộp đơn.

2. Thời hiệu khởi kiện

Thời hiệu để khởi kiện tại tòa án là 1 năm kể từ ngày phát hiện vi phạm, do đó cần hết sức lưu ý để tránh bị quá thời hạn này. Trên thực tế, đã có nhiều trường hợp đáng lẽ có thể được bồi thường một khoản tiền đáng kể nhưng vì để quá thời hiệu nên không còn đủ điều kiện yêu cầu, rất đáng tiếc.

3. Thời gian kéo dài của một vụ kiện

Một vụ kiện lao động thường kéo dài khoảng 6 đến 8 tháng, và trong quá trình này người khởi kiện có thể phải đi lại nhiều lần để làm việc với tòa án. Đây là yếu tố cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định theo đuổi vụ kiện đến cùng.

4. Vai trò của chứng cứ bằng văn bản

Hợp đồng lao động, quyết định sa thải, quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng, nói chung là các văn bản chính thức giữa người lao động và công ty, đóng vai trò quan trọng và mang tính quyết định nhất, bắt buộc phải có trong hồ sơ. Các loại bằng chứng khác như hình ảnh, file ghi âm hay video chỉ mang tính bổ sung. Nếu muốn sử dụng ghi âm hoặc video làm bằng chứng chính thức, cần phải thuê bên thứ ba là thừa phát lại để lập vi bằng, chi phí cho việc này khá tốn kém.

5. Cẩn trọng khi công ty không ra quyết định chính thức

Trong nhiều trường hợp, công ty chỉ nhắn tin, đuổi việc hoặc không cho người lao động đến làm việc nhưng không ra quyết định chấm dứt hợp đồng chính thức bằng văn bản. Nếu người lao động nghe theo và tự ý nghỉ việc, việc khởi kiện sau này sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Theo quy định pháp luật, công ty có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nếu người lao động tự ý bỏ việc, không thông báo, từ 5 ngày làm việc trở lên. Vì vậy, trong tình huống này, người lao động nên kiên trì đeo bám, tiếp tục có mặt tại công ty cho đến khi nhận được quyết định chính thức bằng văn bản.

Dù vậy, vẫn hy vọng rằng người lao động có thể đòi lại được quyền lợi của mình ngay từ bước hòa giải, mà không cần phải đi đến bước khởi kiện.

Tham khảo bài viết của Mỗi ngày 1 kiến thức Luật